Digitales Dokumentenma­nagement -
der Übergang
zu einer marktwirts­chaftlichen Wirtschaft

Digitales Dokumentenmanagement - der Übergang zu einer marktwirtschaftlichen Wirtschaft Gemäß dem Standard umfasst das Elektronisches Dokumentenmanagement die effektive und systematische Kontrolle der Erstellung, des Empfangs, der Aufbewahrung, der Verwendung und der Verteilung von Dokumenten

Dokumentenmanagement –
Verbindung von Informationsressourcen

Die zunehmende Bedeutung des wirtschaftlichen Faktors und der Rechtskraft von Dokumenten im Management erfordert die Erforschung von Wissenschaftlern und das Experimentieren von Praktikern auf dem Gebiet des Dokumentationsmanagements, um vom traditionellen Primat der Papierarbeit, von der klassischen Aufteilung der Dokumentation „nach Systemen“ und vom Übergang zur Schaffung hocheffizienter, moderner technischer und technologischer Aspekte abzuweichen Erreichung von Managementsystemen für den gesamten Informations- und Dokumentationskomplex bei gleichzeitiger Erreichung der strategischen und operativen Ziele Governance in allen Organisationen, vor allem in der öffentlichen elektronischen Dokumentenverwaltung.

Informationen sind die Basis des Managements. Mit seiner Hilfe werden Verbindungen zwischen den kontrollierenden und kontrollierten Subsystemen, zwischen einzelnen Verknüpfungen von Organisationen hergestellt. Informationen, die für Verwaltungszwecke verwendet werden, werden nach vielen Kriterien klassifiziert, von denen jedes für die Bildung von Informationsressourcen wesentlich ist.

Informationen haben einige gemeinsame Eigenschaften für alle ihre Typen. Die Haupteigenschaft von Informationen sollte als untrennbare Verbindung zu einem bestimmten selbstorganisierenden System betrachtet werden. Andere wichtige Eigenschaften von Informationen sind Struktur, Bedeutung und Wert. Der Wert von Informationen wird ausgedrückt als Inhalt, Aktualität, Vollständigkeit, Genauigkeit und Effizienz.

Informationen auf globaler Ebene erfüllen viele Aufgaben im Leben der Gesellschaft, indem sie die Kommunikation zwischen Elementen des sozialen Systems ermöglichen, Wissen erhalten und weitergeben, das Gedächtnis der Menschheit bilden. Die herausragende Rolle, die Informationen in Organisationen spielen, muss hervorgehoben werden, da sie dazu beiträgt, effektiv zwischen den Ebenen der Verwaltungshierarchie, ihren Subjekten und Objekten zu interagieren.

Dokumenten­management System – Lagerung und Verwenden

Für ein effektives Management ist es notwendig, Prozesse zu identifizieren und deren Interaktion zu bestimmen.
Dokumentenverwaltungsprozesse umfassen folgende Dokumenten Management Lösungen:

  • Aufnahme von Dokumenten in das System;
  • Registrierung;
  • Einstufung
  • Klassifizierung von Zugang und Schutz;
  • Festlegung des Verfahrens und der Lagerungsbedingungen;
  • Lagerung;
  • Verwenden;
  • Erhaltung.

Diese Vorgänge können zeitlich durch unterschiedliche Intervalle voneinander getrennt werden (und dies geschieht häufig), sie können jedoch auch gleichzeitig oder in einer anderen Reihenfolge ausgeführt werden. In elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen werden Entscheidungen zum Beispiel über die Aufnahme in das System und Klassifizierungen, den Status der Barrierefreiheit und die Aufbewahrungszeiträume normalerweise zum Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments getroffen.

Es ist zu beachten, dass elektronische Dokumente, die mithilfe eines Dokumentverwaltungssystems für Unternehmen erstellt und abgerufen werden, Eigentum der Organisation sind. In bestimmten Fällen, die in den behördlichen Dokumenten der Organisation festgelegt sind, haben andere Personen (Systemadministrator, Sicherheitsdienst, andere Mitarbeiter der Organisation) Zugang zu den elektronischen Dokumenten der Mitarbeiter. Eine Organisation kann auch die elektronische Korrespondenz systematisch überwachen. Daher sollte das Dokumentenverwaltungssystem nur die Dokumente enthalten, die die Geschäftsaktivitäten der Organisation aufzeichnen.

Dokumenten­management Software – Hauptkomponente

Das Dokumentenmanagement besteht aus vier Hauptkomponenten, die es uns gemeinsam ermöglichen, die Wirksamkeit „dokumentarischer“ Aktivitäten zu erreichen und durch die systematische Nutzung dokumentierter Informationen zur Entwicklung einer Organisation beizutragen. Dokumentationskontrollen umfassen den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.

1. Dokumente erstellen. Unter diesem Element wird die Erstellung der erforderlichen Liste der verwendeten Dokumente, ihrer Namen und ihres Verwendungszwecks, die Gestaltung von Dokumentformen, die Überwachung ihrer Verwendung und die Verwendung moderner Informationstechnologien zur Erstellung von Dokumenten verstanden.

2. Speicherung und Nutzung dokumentierter Informationen. Unter diesem Element wird die Fallbildung (in russischer Terminologie), die Erstellung von Dateien und Systemen für die Suche nach Dokumenten und Informationen, die Entwicklung von Informationsübertragungssy­stemen, die Telekommunikation, das Kopieren und die Replikation von Dokumenten verstanden. Die Erstellung von Dokumentenspeicherzentren oder Verwaltungsarchiven (in russischer Terminologie – aktuelle Archive).

3. Übergabe von Dokumenten zur dauerhaften (staatlichen) Lagerung. Unter diesem Element wird die Zusammenstellung von Dokumentenlisten mit Haltbarkeitsdauer, Bewertung der Dokumente, Identifizierung und Beschreibung jedes Dokuments und Dokumentensätze verstanden. Der Wert und die Notwendigkeit der Aufbewahrung werden für Dokumente anerkannt, die zum Nachweis bestehender Transaktionen oder zur Durchführung historischer Untersuchungen dienen können.

4. Archivverwaltung. Unter diesem Element versteht man den Entwurf und Aufbau von Archiven, die Verbesserung der Konservierungs- und Restaurierungsmethoden, die Systematisierung und Beschreibung der Archivmittel, den Zugang zu Dokumenten, die Erstellung von Referenzwerkzeugen und die Verbreitung von Informationen über Archive an die Öffentlichkeit.

Dokumentenma­nagement Cloud –
Eine Gut Geplante Strategie

Moderne Papiere steigen auf ein neues Niveau, und dies ist der Einsatz von VDR. In der Regel besteht der Hauptzweck von Software für virtuelle Datenräume darin, die wertvollsten Daten während der Transaktion sicher zu speichern, zu verwalten und freizugeben. Darüber hinaus helfen Anbieter von Onlinedatencentern Anbietern, sich besser auf die Transaktion vorzubereiten und haben eine gut geplante Strategie. In der Zwischenzeit kann der Käufer alle Dokumente sorgfältig prüfen und alle Risiken und Fallstricke vorhersagen. Daher sollten die wichtigsten Funktionen, nach denen in jedem virtuellen Datenraum gesucht werden muss, die folgenden umfassen:

  • Digital Rights Management
  • Tools zum Filtern von Dokumenten
  • Erweiterte Suche in VDR
  • Aktivitätsverfolgung und Prüfprotokoll
  • Kompatibilität
  • Scrollansicht
  • Unterstützung mehrerer Dateiformate
  • Massendownload
  • Drag & Drop von Dateien
  • Möglichkeit, mehrere Projekte in einem Konto zu haben.

Darüber hinaus bieten die besten virtuellen Datenräume eine Reihe zusätzlicher Sicherheitsoptionen, insbesondere mehrstufige Authentifizierung bei der Anmeldung, Deaktivieren der Schaltfläche „Druck“, Fragen- und Antwortfunktion (Q & A), Zeit- und IP- Zugriffsbeschränkung, Microsoft-Integration Büro- und dynamische Wasserzeichen. Darüber hinaus bieten viele virtuelle Datenraumanbieter bei Bedarf personalisierte Schulungen an.

Derzeit sind viele Online-Cloud-Speichersysteme verfügbar, und es kann ziemlich schwierig sein, zu entscheiden, welche für Ihr Projekt ausgewählt werden soll. Darüber hinaus bieten Ihnen führende Anbieter viele großartige Funktionen, mit denen Sie Ihre Daten nicht nur im Internet sammeln, ordnen und präsentieren, sondern auch die Transaktionszeiten erheblich vereinfachen und verkürzen. Hier sind einige der nützlichsten Funktionen:

  1. Dokumentenschutz: Datenverschlüsselung, automatische Sicherung, Deaktivieren der Schaltfläche „Druck“, Zugriffsbeschränkung nach Zeit und IP, dynamische Wasserzeichen.
  2. Zugriffssicherheit: Authentifizierung bei Duell-Log-ins, Verwaltung mobiler Geräte, Verhinderung von Kontendiebstahl.
  3. Funktionalität: Fragen und Antworten (Fragen und Antworten), Integration mit Microsoft Office, Aktivitätsverfolgung zusammen mit dem Prüfprotokoll sowie Massendownloads usw.
  4. Benutzerfreundlichkeit: erweiterte Suchoption, intuitive Benutzeroberfläche, leicht verständliche Funktionen. Wählen Sie in der Regel eine Plattform, die sowohl für Anfänger als auch für Profis geeignet ist.
  5. Echtzeitberichters­tellungsfunktionen: Aktivitätsverfolgung und Prüfprotokolle. Außerdem kann es hilfreich sein, einen Anbieter für virtuelle Datenräume zu finden, der ihn an Ihre Bedürfnisse anpassen kann.